Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) với việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của người dân

Dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi) dự kiến được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua đã được xây dựng nhằm thể chế hóa chủ trương của Đảng về hệ thống pháp luật phải thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ phục vụ quần chúng nhân dân và góp phần hiệu quả vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, hội nhập quốc tế.

Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) được xây dựng trên nguyên tắc kế thừa, phát huy và hoàn thiện những quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 còn phù hợp với thực tiễn; đồng thời sửa đổi, bổ sung những quy định chưa rõ, còn bất cập, chưa thống nhất trên nguyên tắc hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất đồng bộ trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.

Cần nhấn mạnh rằng, sứ mệnh của Lưu trữ là gìn giữ và phát huy các thông tin quá khứ - bộ nhớ của dân tộc. Nhân dân là những người làm nên lịch sử, chính vì lẽ đó, các tài liệu lưu trữ - thông tin lịch sử trong bộ nhớ của cả dân tộc, trước hết là để phục vụ mọi nhu cầu chính đáng của nhân dân. Với tinh thần xuyên suốt này, yêu cầu đặt ra là xây dựng một nền lưu trữ Việt Nam hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ nhân dân - Đây cũng là chính sách đầu tiên trong 06 chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định trong dự thảo Luật (Điều 5 dự thảo Luật).

Cũng với tinh thần này, Dự thảo Luật đã đề ra 06 nguyên tắc lưu trữ cơ bản, trong đó, việc bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước là yếu tố quan trọng và sự tham gia của cộng đồng, xã hội, công chúng nhân dân là điều tiên quyết. Đồng thời, cần phải bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, lợi ích dân tộc Việt Nam, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của Hiến pháp và pháp luật; bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ lưu trữ quốc tế (Điều 4 dự thảo Luật)...

Dựa trên các chính sách đã được đề ra, toàn bộ 08 chương, 65 điều của dự thảo Luật đều đi đúng hướng, thể hiện những quy định cụ thể nhằm hướng tới mục tiêu xây dựng một nền lưu trữ phục vụ - vừa bảo đảm tối đa sự thuận tiện cho người dân, vừa bảo đảm hiệu quả quản lý Nhà nước.

Nhiệm vụ của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản, bảo vệ bộ nhớ của dân tộc, mà hơn cả, đó là việc tạo điều kiện thuận lợi và thu hẹp khoảng cách giữa quá khứ và hiện tại, cho phép các thế hệ quần chúng nhân dân của các giai đoạn lịch sử kết nối với nhau và kết nối với cội nguồn của mình. Chính vì lẽ đó, cùng với việc ghi nhận giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước, một chương mới (so với Luật Lưu trữ năm 2011) “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” (chương IV dự thảo Luật). được cơ quan soạn thảo Luật đề xuất và nhận được sự đồng thuận cao của các đại biểu Quốc hội.

Tại nội dung mới này, các yêu cầu về hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là công bố tài liệu lưu trữ, công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Điều 43 dự thảo Luật). đã được quy định cụ thể. Quy định khuyến khích cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân lồng ghép việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động giáo dục, đào tạo là một trong những điểm mới, mở rộng các đối tượng hướng tới của lưu trữ (Điều 45 dự thảo Luật)..

Ngoài việc phục vụ nhu cầu về thông tin của người dân, Chương V “Lưu trữ tư” của dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) còn hướng tới phục vụ các nhu cầu khác của người dân trong việc bảo quản và phát huy giá trị các tài liệu do cá nhân sở hữu, bảo đảm tôn trọng quyền và lợi ích của các cá nhân/cộng đồng có sở hữu tài liệu. Theo đó, Nhà nước:

- Bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài liệu lưu trữ tư.  

- Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ tư để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho Nhà nước.

- Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với lưu trữ phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ phục vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.

- Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ phục vụ cộng đồng.

- Cung cấp dịch vụ thẩm định giá trị tài liệu lưu trữ tư và công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt; nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư.

- Vinh danh, khen thưởng tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có thành tích, đóng góp cho lưu trữ tư (Điều 48 dự thảo Luật)..

Có thể nói, với việc bổ sung nhiều quy định mới nêu trên, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã thể hiện tinh thần đổi mới mạnh mẽ trong việc bảo đảm thực hiện các quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân.

2. Mở rộng phạm vi thông tin và tăng khả năng thực hiện quyền tiếp cận thông tin

Sự ổn định chính trị của một quốc gia phụ thuộc vào niềm tin của nhân dân. Việc công khai thông tin, mở rộng phạm vi thông tin được tiếp cận góp phần quan trọng vào việc tạo và củng cố niềm tin của người dân đối với các cơ quan nhà nước.

Chủ trương nhất quán của Đảng, Nhà nước Việt Nam là khuyến khích, tạo mọi điều kiện thuận lợi để người dân được thông tin, tiếp cận thông tin nhằm phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, hỗ trợ cải cách hành chính, nâng cao chất lượng cuộc sống và thực hiện các quyền tự do cơ bản của nhân dân.

Bằng việc đưa ra cách hiểu mới “tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin” (Điều 2 dự thảo Luật), dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) nhấn mạnh tới nội hàm “thông tin” trong tài liệu lưu trữ. Từ đây, các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đều với một mục đích quan trọng là đảm bảo thông tin được giữ gìn và sử dụng dài lâu.

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, sự bùng nổ, phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, xu thế mở rộng dân chủ xã hội, nhu cầu tiếp cận khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ ngày càng lớn đòi hỏi Nhà nước phải chủ động tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức, công chúng tiếp cận tài liệu đầy đủ hơn, nhanh và thuận tiện hơn.

2.1. Thông tin đầy đủ hơn

Hiện nay, 04 Trung tâm Lưu trữ quốc gia đang quản lý: 33.964 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy, 63.954 tấm bản đồ; 275.809 tấm tài liệu ảnh; 3.699 giờ băng tài liệu ghi âm; 615 giờ băng tài liệu ghi hình; 12.121.733 megabye tài liệu điện tử; 33.791 tấm tài liệu Mộc bản. 63 Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hiện đang quản lý: 74.212 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy, 42.233 tấm bản đồ; 214 giờ băng tài liệu ghi âm; 2.660 giờ băng tài liệu ghi hình; 15.110 tấm tài liệu ảnh; 59.735.122 megabye tài liệu điện tử.

Trong những năm qua, các tài liệu này đã phục vụ đắc lực công chúng xã hội nói chung và công tác thông tin đối ngoại nói riêng thông qua việc phục vụ xây dựng nhiều chương trình phát thanh, truyền hình, bài báo, các xuất bản phẩm góp phần cho việc truyền tải thông tin của các cơ quan báo chí, góp phần bảo đảm tốt hơn quyền được thông tin và tiếp nhận thông tin của nhân dân.

Để bảo đảm đầy đủ quyền tiếp cận thông tin từ tài liệu lưu trữ của người dân, một trong các hành vi bị nghiêm cấm đã được quy định trong dự thảo Luật: Cản trở quyền sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của công dân. Đồng thời, dự thảo Luật cũng quy định cụ thể về tiếp cận tài liệu lưu trữ: (1) Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành của công dân thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin; (2) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, được tiếp cận thông tin có điều kiện trong một số trường hợp (Điều 25 dự thảo Luật).

Song song với đó, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) cũng quy định quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ (Điều 26 dự thảo Luật): (1) Được tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật; (2) Sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu hợp pháp khác; (3) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Tuy nhiên, điểm mới và tiến bộ của dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) thể hiện ở chỗ mở rộng phạm vi thông tin được tiếp cận. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử trong việc giải mật tài liệu:

“Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước”.

Điều này thúc đẩy quá trình giải mật tài liệu được nhanh hơn. Nhiều thông tin trong các tài liệu lưu trữ đóng dấu chỉ các mức độ mật thường liên quan đến các sự kiện, vụ việc, nhân vật được rất nhiều người quan tâm. Nếu các thông tin chính thức không được đáp ứng sẽ có những thông tin không chính thức thay thế. Trong bối cảnh hội nhập, sự bùng nổ thông tin và sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, của xu thế mở rộng dân chủ của xã hội, đòi hỏi Nhà nước phải chủ động tuyên truyền về đường lối, chính sách, chủ trương của mình tạo điều kiện để công chúng tiếp cận đầy đủ hơn với tài liệu, hạn chế mức thấp nhất khoảng trống thông tin do tính mật của tài liệu tạo nên thì sự thật lịch sử sẽ trở nên khách quan, đầy đủ hơn, tránh sự xuyên tạc, bóp méo sự thật lịch sử của các thế lực thù địch gây nên.

Thứ hai, đối với các tài liệu của ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao, dự thảo Luật trao quyền cho “Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao” (Điều 10 dự thảo Luật)., nhưng hằng năm phải “lập Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ” (Điều 59 dự thảo Luật). Đồng thời, quy định Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao (Điều 25 dự thảo Luật).

Điều này góp phần lấp đầy khoảng trống thông tin về một số lĩnh vực quan trọng trong quản lý xã hội.

Thứ ba, đối với tài liệu lưu trữ cấp xã, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã bổ sung quy định tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của HĐND, UBND cấp xã phải nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh (khoản 4 Điều 10 của dự thảo Luật).  Tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử vẫn được khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật, do đó vẫn bảo đảm nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của người dân và đáp ứng yêu cầu quản lý của chính quyền cơ sở.

2.2. Tiếp cận nhanh, thuận tiện hơn

Hồ sơ và tài liệu lưu trữ là nền tảng không thể thiếu của quá trình giải trình trách nhiệm trong bất kỳ xã hội dân chủ nào. Nếu không có bằng chứng tài liệu đáng tin cậy và xác thực làm cơ sở, Chính phủ không thể đảm bảo tính liêm chính, minh bạch.

Thứ nhất, bằng việc giảm thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, người dân có khả năng tiếp cận tài liệu của các cơ quan công quyền sớm hơn, rút ngắn thời gian từ 10 năm kể từ năm công việc kết thúc (Luật Lưu trữ năm 2011) xuống còn 05 năm, tính từ năm nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (Điều 17 dự thảo Luật). Đây được coi là sự thay đổi lớn, góp phần hiệu quả trong việc giúp nhân dân thực hiện quyền giám sát các hoạt động của cơ quan nhà nước.

Thứ hai, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử và thực hiện công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý (Điều 42, 43 dự thảo Luật).

Với quy định này, dự thảo đặt ra yêu cầu đối với chủ thể có nghĩa vụ chủ động cung cấp thông tin có sẵn, một cách thường xuyên, ngay cả khi không có yêu cầu của nhân dân. Điều này góp phần đảm bảo quyền tìm kiếm thông tin - một trong những nội hàm của quyền tiếp cận thông tin.

Thứ ba, các điều khoản quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, xây dựng và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được thể hiện trong dự thảo Luật, một mặt đáp ứng yêu cầu của xu hướng phát triển công nghệ, một mặt góp phần xóa bỏ ranh giới địa lý, khiến mọi thông tin tài liệu theo quy định được trực tuyến và có sẵn, truy cập nhanh chóng, dễ dàng, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, không gian và thời gian.

Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) cũng đã bổ sung quy định về thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Theo đó, “tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc, cách thức hiển thị theo yêu cầu của công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản gốc” (Điều 36 dự thảo Luật).. Các quy định này đều hướng tới mục đích cuối cùng là hiển thị, cho phép người dùng tiếp cận tài liệu toàn vẹn một cách thuận tiện.

Thứ tư, về lưu trữ dự phòng

Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) quy định “Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng nặng” để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được (Điều 22 dự thảo Luật).. Điều này thể hiện nỗ lực của cơ quan soạn thảo Luật trong việc tìm kiếm giải pháp để bảo đảm tài liệu lưu trữ luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin chính đáng của người dân.

2.3. Thúc đẩy sự tham gia

Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã giải quyết mối quan hệ giữa việc lưu giữ thông tin - tài liệu lưu trữ với việc sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu trong đời sống xã hội. Việc thúc đẩy sự tham gia được hiểu bằng 02 hướng: Tài liệu lưu trữ tham gia, phục vụ đời sống cộng đồng và cả cộng đồng xã hội tham gia vào công tác lưu trữ.

Thứ nhất, các quy định chi tiết về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ không chỉ là yêu cầu về mặt nghiệp vụ của các cơ quan lưu trữ, mà còn nhấn mạnh nhiều hơn đến việc nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người dân, cộng đồng, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu để góp phần “xây dựng xã hội lưu trữ, khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, “Xã hội hóa lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân trong nước đầu tư, kinh doanh dịch vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. “Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ tư để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho Nhà nước”.

Thứ hai, sự tham gia này cũng được ràng buộc bởi các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, được dự thảo Luật quy định cụ thể: Phát triển, sử dụng thông tin phải đi đôi với đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này là cần thiết, bảo đảm tôn trọng các quyền hoặc uy tín của cá nhân, bảo vệ an ninh quốc gia hoặc trật tự công cộng, sức khỏe hoặc đạo đức công chúng.

Thứ ba, về góc độ quản lý nhà nước, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) có điều khoản quy định đầy đủ trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

Theo đó:

(1) Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.

(2) Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.

(3) Bộ Công an, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm bảo đảm an ninh thông tin trên không gian mạng trong lĩnh vực lưu trữ.

(4) Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng trong lưu trữ tài liệu điện tử, trừ nội dung quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật này; phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong lĩnh vực lưu trữ.

(5) Bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở cơ quan, địa phương (Điều 58 dự thảo Luật).

Báo Trà Vinh Online