Tổ chức hội nghị là gì - Công ty tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị là một hoạt động không quá mới lạ và thường diễn ra ở các doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ. Để việc tổ chức hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ thì sẽ cần tới một công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp như ADDEVENT. Đơn vị này sẽ đồng hành và cung cấp một kế hoạch truyền thông chu toàn đáng tin cậy.

Tổ chức hội nghị là gì?

Trước nay, chúng ta vẫn thường được nghe nhiều về hội nghị nhưng ít ai hiểu được hội nghị là gì. Hội nghị không chỉ là một cuộc họp thông thường mà đó là cuộc họp có sự chuẩn bị, sắp xếp trước và được tổ chức nghiêm túc, trang trạng.

Về cơ bản thì hội nghị là nơi mà mọi người có thể cùng nhau trao đổi, tranh luận về chủ đề để đi đến một kết quả thống nhất. Đồng thời cũng rút kinh nghiệm và đưa ra các định hướng cho tương lai.

Một công ty tổ chức hội nghị sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau, đó có thể là giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng, quảng bá hình ảnh của công ty, tri ân khách hàng, phát triển mối quan hệ giữa các nước…

Cách thức tổ chức các buổi hội nghị quan trọng

Để tổ chức được một chương trình hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp không phải là chuyện đơn giản. Bạn sẽ cần có một cách thức tổ chức chu đáo để không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Cách thức tổ chức thường sẽ có 3 giai đoạn cụ thể:

Giai đoạn 1. Xác định rõ đối tượng, mục tiêu, chủ đề

Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng để buổi hội nghị diễn ra thành công. Bạn sẽ cần xác định đúng chủ đề, mục tiêu của buổi hội nghị là gì. Sau đó, xác định dối tượng tham gia và những người có liên quan. Từ số lượng đó sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, nếu không gian quá lớn hoặc quá bé so với lượng người tham dự thì sẽ ảnh hưởng đến độ chuyên nghiệp, uy tín của sự kiện.

Giai đoạn 2. Tổ chức buổi hội nghị

Giai đoạn này sẽ cần chú trọng đến nội dung của chương trình, xem thử cuộc họp sẽ xoay quanh vấn đề gì, tập trung vào chủ đề chính, tránh lan man khiến người tham dự cảm thấy chán nản, mệt mỏi.

Các thiết bị cho phòng họp cũng phải được setup đầy đủ, cẩn thận để mọi người có thể dễ dàng phát biểu, trình bày ý kiến. Nếu cuộc hội nghị kéo dài, công ty tổ chức cũng cần sắp xếp giờ nghỉ giải lao để mọi người có thể thư giãn bằng bữa ăn hoặc bữa trà nhẹ để lấy lại tinh thần.

Ở giai đoạn này, việc đảm bảo thời gian diễn ra sự kiện chạy đúng tiến độ là ưu tiên hàng đầu. Do đó, cần xác định được thời lượng cho mỗi hoạt động, mỗi phần thuyết trình để phân bổ cho hợp lý.

Giai đoạn 3. Hội nghị kết thúc

Khi hội nghị kết thúc, bạn nên khái quát toàn bộ nội dung chương trình bằng một video để người tham gia dễ dàng nắm hết nội dung. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ cần đưa ra một số đánh giá để có thể nhìn nhận các thiếu sót và cải thiện. Ngoài ra, đừng quên gửi quà tặng cho những người đã tham gia hội nghị. Đây là cách làm thể hiện lòng biết ơn và sự chuyên nghiệp của người tổ chức hội nghị và cũng tạo ấn tượng để giữ chân khách hàng ở các sự kiện khác.

ADD Event - Công ty tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Với hành trình hơn 5 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp, ADD Event đã đồng hành với hơn 100 doanh nghiệp lớn nhỏ trong cả nước. Đồng thời cũng trở thành đối tác tin kinh của rất nhiều doanh nghiệp lớn như Hoàng Hà Mobile, Viettel, Sabeco…

 Đến với ADD Event, khách hàng sẽ có được:

● Năng lực cung cấp dịch vụ toàn diện: từ các kiện nhỏ như tiệc cuối năm, họp báo, biểu diễn thời trang, lễ kỷ niệm… đến các sự kiện hoành tráng, tấm cỡ như: lễ trao giải, triển lãm, hội thảo, ra mắt sản phẩm, sự kiện âm nhạc…

● Sự sáng tạo từ thế hệ trẻ: Đội ngũ của ADD Event là thế hệ trẻ, năng động luôn lắng nghe và xây dựng cho khách hàng những kế hoạch phù hợp với chi phí, mục tiêu mà khách hàng hướng đến. Các chương trình cũng được tổ chức với kịch bản chỉn chu, nội dung đặc sắc hấp dẫn.

● Địa điểm linh hoạt, đa dạng: Công ty tổ chức hội nghị, sự kiện ADD Event đáp ứng setup không gian ở mọi địa điểm với mức phí hợp lý nhất. 

● Thiết bị hiện đại, tiên tiến: Với mọi sự kiện diễn ra, ADD Event luôn cung cấp dàn âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, màn hình LED, máy chiếu, màn chiếu, loa đài, sân khấu, lều bật… tạo hiệu ứng tốt nhất.

● Chi phí hợp lý: là đối tác tin cậy của nhiều nhà cung cấp uy tín, ADD EVent sẽ mang đến cho khách hàng chi phí tổ chức hợp lý và tối ưu nhất. 

Lựa chọn ADD Event để tổ chức hội thảo, hội nghị và các sự kiện lớn nhỏ, bạn sẽ gây được ấn tượng mạnh về hình ảnh, thương hiệu, tạo được ấn tượng tốt cho người tham gia và đặc biệt hiệu quả trong việc thu hút các khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình.